Datenschutz in Tageseinrichtungen für Kinder: Das müssen Sie beachten!

Personenbezogene Daten der Kinder dürfen in der Kita nur erhoben werden, wenn sie für die Erfüllung der Aufgabe (Erziehung, Bildung, Betreuung, Organisation des Kita-Betriebs) erforderlich sind. Es ist also bei jeder Datenerhebung zu fragen:

• Welche auf eine bestimmte Person bezogenen Daten werden erhoben?
• Zu welchem Zweck sollen sie dienen?
• Ist der Zweck von der Aufgabe gedeckt?
• Kann die Aufgabe nur mit personenbezogenen Daten erfüllt werden oder geht es auch anonym?

Bei der Aufnahme eines Kindes werden viele Daten erhoben, die später in Akten oder Listen aufgenommen oder in Verwaltungsprogrammen verarbeitet werden. Schon hier ist darauf zu achten, ob die Informationen tatsächlich erforderlich sind. Eine Vermutung, dass sie später einmal erforderlich sein könnten (Vorratsdatenspeicherung), reicht nicht aus.

Mit dem Gebot der Zweckbindung soll sichergestellt werden, dass Daten nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben worden sind. Deshalb muss bereits bei der Erhebung der personenbezogenen Daten, etwa bei einem Anmeldebogen, klar sein, für welchen Zweck die erhobenen Daten verwendet werden sollen. Wenn der Zweck erfüllt ist, dürfen die Daten nicht mehr weiterverwendet werden. Nur aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung des Betroffenen oder auf der Grundlage eines Gesetzes dürfen diese Daten auch für andere Zwecke verwendet werden. Nicht mehr benötigte Daten sind zu löschen. Wenn personenbezogene Daten für statistische Zwecke verwendet werden sollen, ist der Personenbezug zu löschen.

Beispiel:
Die Kita benötigt Adressdaten, um im Rahmen der Betreuung des Kindes mit den Eltern z. B. bei Notfällen in Kontakt treten zu können. Nur zu diesem Zweck darf der Verteiler genutzt werden. Unzulässig wäre es, die Adressen auch für die Versendung von Newslettern zu verwenden. Hierzu bedarf es einer besonderen Einwilligung. Diese kann schon in dem Anmeldebogen durch Ankreuzen „Mit der Zusendung von Vereinsnachrichten an die angegebene Mail-Adresse bin ich einverstanden.“ abgegeben werden.

Wenn andere Personen als die Eltern das Kind von der Kita abholen dürfen, werden deren Namen, ggf. auch zusätzliche Kontaktinformationen an die Kita gegeben und dort in eine Abholliste aufgenommen. Nach Art. 6 Abs. 1 DS-GVO muss hierzu die Einwilligung der betroffenen Personen nachgewiesen werden. Sinnvoll ist es daher, wenn die Erziehungsberechtigten mit einem Formular den Namen und die Telefonnummer der einzelnen Abholpersonen schriftlich bekannt geben und durch ihre eigene Unterschrift deren Einwilligung bestätigen (Musterbeispiel: Abholliste). 

Manchmal wollen Eltern gerne wissen, welche Betreuungsperson zu welchen Zeiten arbeitet. Dieses Interesse darf jedoch nicht dazu führen, dass die Dienstpläne für alle einsehbar ausgehängt werden. Der Träger einer Einrichtung hat sicherzustellen, dass auch die Persönlichkeitsrechte seiner Beschäftigten geschützt werden. Der Schutz der Daten hat Vorrang vor dem Interesse der Eltern an der Information. 

Der Dienstplan darf jedoch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsehbar (z. B. im Personalraum oder im Büro der Leitung) aufgehängt werden, wenn es für den geregelten Betriebsablauf erforderlich ist.

Bei der Betreuung muss auf Kinder mit chronischen Krankheiten, Allergien, Lebensmittelunverträglichkeiten und anderen Gefährdungen besonders geachtet werden. Bei Anfällen, allergischen Reaktionen oder Zeichen der Über- oder Unterzuckerung müssen schnell Notfallmaßnahmen eingeleitet werden. 

Schon mit dem Betreuungsvertrag oder bei Bekanntwerden der Krankheit werden die Daten der Kinder mit der Diagnose und Hinweisen zu den notwendigen Maßnahmen bei akuter Gefährdung aufgenommen. Gesundheitsdaten unterliegen besonders strengen Datenschutzregeln (siehe Art. 9 DS-GVO) und müssen besonders sorgfältig vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Andererseits ist es für die Praxis notwendig, dass die Verantwortlichen, um Anzeichen deuten zu können, möglichst schnell an die notwendigen Informationen kommen. 

Listen mit den Namen von Kindern, die besonders gefährdet sind, können an einem für die Beschäftigten schnell zugänglichen Ort ausgehängt oder gelagert werden, nach Möglichkeit aber so, dass sie vor den Blicken Unbefugter geschützt werden. 

Gem. § 72a Abs. 1 Satz 2 SGB VIII in Verbindung mit Abs. 4 soll sich der Träger als Arbeitgeber von allen mit der Betreuung von Kindern befassten Personen vor Einstellung und dann regelmäßig (mindestens alle 5 Jahre) ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen lassen. Der Arbeitgeber hat sich davon zu überzeugen, dass keine Eintragungen von Verurteilungen gem. § 72a Abs. 1 Satz 1 SGB VIII vorhanden sind, die einen Tätigkeitsausschluss begründen. Für diesen Zweck genügen die Einsichtnahme durch den Arbeitgeber und ein Vermerk über das Nichtvorhandensein von einschlägigen Vorstrafen (vgl. § 72a Abs. 5 SGB VIII​​​​​​​). Das Führungszeugnis selbst ist daher nicht in die Personalakte aufzunehmen, sondern kann nach der Prüfung vernichtet oder dem Beschäftigten zurückgegeben werden.

Wenn ein Fotograf in die Kita kommt, sind Personenfotos nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Eltern zulässig. Obwohl es nicht rechtlich zwingend geboten ist, sollte bei Aufnahmen grundsätzlich auch das Kind gefragt werden, ob es mit dem Bild einverstanden ist.

Für Fotos, die im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Homepage, Weitergabe an die Presse oder an Sponsoren) verwendet werden sollen, ist die Einwilligung der Abgebildeten (auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) erforderlich.

Fotos von Kindern sind personenbezogene Daten, die mit einer Digitalkamera aufgenommen (erhoben) und auf Speichermedien (intern oder auf einer Speicherkarte) in Dateien gespeichert werden. Fragen des Datenschutzes stellen sich bei der Aufnahme, der Speicherung und der Übermittlung an Dritte, wobei die Nutzung von Messenger-Diensten und Sozialen Medien (WhatsApp, Instagram, Facebook etc.) zusätzliche Gefahren darstellen.

Foto- und Videoaufnahmen in der Kita sind zulässig, wenn sie im Rahmen des Förderungsauftrags nach § 22 SGB VIII und § 2 KiTaG zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Wenn im Rahmen der Kita-Arbeit Fotos für das Portfolio oder Videoaufnahmen von Aufführungen gemacht werden oder wenn sich bei Projekten Kinder gegenseitig fotografieren, müsste in der Konzeption und im Betreuungsvertrag deutlich gemacht werden, dass

• das Anfertigen von Fotos und Videoaufnahmen zu den Aufgaben der Kita gehört,
• die Aufnahmen nur zum internen Gebrauch bestimmt sind und nicht an Dritte weitergegeben werden,
• nicht benötigte Aufnahmen gelöscht werden und
• die Eltern und Kinder Einsicht in die Portfolios haben und verlangen können, dass Fotos, mit denen sie nicht einverstanden sind, entfernt bzw. gelöscht werden.

Eltern sollten möglichst im Betreuungsvertrag dazu verpflichtet werden, ihnen überlassene Fotos aus der Kita nur zu internen Zwecken zu verwenden und grundsätzlich nicht ohne Einwilligung der Betroffenen an Dritte weiterzugeben oder im Internet zu veröffentlichen. Das gilt auch für geschlossene Benutzergruppen in Facebook, Instagram, WhatsApp etc. Die Kita kann die Einhaltung des Datenschutzes durch die Eltern nicht kontrollieren und trägt keine Verantwortung für Verstöße der Eltern gegen den Datenschutz und das Recht am eigenen Bild. Die Klausel hilft jedoch den Betroffenen bei der Durchsetzung ihrer Ansprüche.

Weitere Informationen finden Sie im Praxisleitfaden für Kitas zum Thema Datenschutz.

Wenn ein Pressevertreter in der Kita Kinder fotografieren will, benötigt er zwingend die Einwilligung der Eltern. Die Kita sollte darauf achten, dass auch das betroffene Kind damit einverstanden ist.

Wenn im Rahmen der pädagogischen Arbeit Fotos für das Portfolio gemacht oder Videos gedreht werden, muss hierfür nicht zwingend eine (jederzeit zurücknehmbaren) Einwilligung der Betroffenen vorliegen. Denn Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sind das SGB VIII und das Kindertagesstätten-Gesetz. In der Konzeption und im Betreuungsvertrag sollte aber darauf hingewiesen werden, dass im Rahmen der Erziehung, Bildung und Betreuung Fotos und Videoaufnahmen gemacht werden, diese unter Beachtung des Datenschutzes in der Einrichtung verbleiben , nicht an Dritte weitergegeben werden und dass die Personensorgeberechtigten ein Recht auf Auskunft und Einsicht in die Fotos haben und die Löschung verlangen dürfen.

Auch sollte darauf hingewiesen werden, dass Fotos vom eigenen Kind im Portfolio eines anderen Kindes aufgenommen werden können. Für den Fall, dass die Eltern hiermit nicht einverstanden sind, sollte auf das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO bzw. Löschungsanspruch Art. 17 DS-GVO hingewiesen werden.

Mit besonderer Willensbekundung (Ankreuzen eines Kästchens) kann im Betreuungsvertrag ein Einverständnis abgegeben werden, dass nach Ende der Kita-Zeit Fotoalben oder Fotos und Videos auf Datenträgern aus dem Kita-Alltag, die auch Abbildungen anderer Kinder enthalten, den Eltern und ihren Kindern als Erinnerung zur Verfügung gestellt werden. Diese dürfen nur zu eigenen Zwecken verwendet, nicht an Dritte weitergegeben und nicht ohne Einwilligung der Betroffenen im Internet (z.B. Facebook, Instagram, WhatsApp) veröffentlicht werden.

Eine diesbezügliche Information zur Kenntnisnahme für Eltern im Betreuungsvertrag wird in dem nebenstehenden Musterbeispiel_Datenschutz_Fotos_Video_Recht am Bild vorgeschlagen.

In der Einrichtung gemachte Fotos und Videoaufnahmen, auf denen Personen (Kinder, aber auch Beschäftigte) identifizierbar sind, müssen gelöscht werden, wenn sie nicht (mehr) benötigt werden. Um hier überhaupt eine Kontrolle zu gewährleisten, sollten in der Einrichtung Foto- und Videoaufnahmen grundsätzlich nicht mit privaten Smartphones, sondern nur mit einer Digitalkamera der Einrichtung aufgenommen werden. Die Leitung oder eine von ihr beauftragte Person sollte in regelmäßigen Abständen die gespeicherten Bilder oder Videoclips kontrollieren und nicht gelungene Fotos oder Clips unverzüglich löschen. Wenn von einer Situation eine Serie von Fotos geschossen wird, sollte möglichst sofort mit den Abgebildeten entschieden werden, welches dieser Foto weiterverwendet werden soll. Die übrigen nicht benötigten Fotos sind zu löschen (Datensparsamkeit). Hier ist auch darauf zu achten, dass Fotos oder Clips, die die Abgebildeten unvorteilhaft erscheinen lassen, nicht verwendet werden. Die Kinder sollen das Recht haben, bei der Auswahl mitzubestimmen.

Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn sie für die Erfüllung der Aufgabe nicht mehr benötigt werden. Es kann daher für die Kita keine generellen Löschungsfristen geben. Vielmehr muss im Einzelfall gefragt werden, zu welchem Zweck die jeweiligen Daten erhoben und genutzt worden sind und ob die personenbezogenen Daten jetzt noch erforderlich sind. Viele personenbezogene Daten werden nicht mehr benötigt, wenn das Kind die Einrichtung verlässt.

• Adressdaten (Notfalladressen) oder die Listen mit Abholpersonen werden nicht mehr benötigt und müssen vernichtet werden.
• Wenn Anschriften nach Ende der Kindergartenzeit dafür benutzt werden sollen, um den Kontakt aufrecht zu erhalten und die „Ehemaligen“ zu Festen einzuladen, ist dies eine Zweckänderung, zu der die Betroffenen ihr Einverständnis geben müssen.
• Portfolios können dem Kind oder den Eltern beim Abschied ausgehändigt werden oder, wenn kein Wert darauf gelegt wird, gelöscht bzw. geschreddert werden.
• Wenn für die Abrechnung von Elternbeiträgen, Essenbeiträgen oder anderen Kosten Listen geführt werden, sollten diese so lange aufbewahrt werden, bis eventuelle Rückforderungsansprüche verjährt sind. Hier reicht eine 4-jährige Löschungsfrist in der Regel aus.

Tägliche Anwesenheitslisten sind nur erforderlich, solange das Kind in der Einrichtung ist. Sie können aber später auch für die Zuwendungsgeber als Nachweis für die Förderung notwendig werden. Hier gelten in der Regel längere Aufbewahrungsfristen. Allerdings sind für den Zuwendungsgeber oft nur die Anzahl der Kinder und die Betreuungszeiten erforderlich. Die Listen müssen daher nicht gelöscht werden. Es genügt, wenn vor der Archivierung die Namen gelöscht oder geschwärzt werden. Mit Entfernung des Personenbezugs (Anonymisierung) können sie als Nachweis oder auch zu statistischen Zwecken verwendet werden und unterliegen nicht mehr dem Datenschutz.

Mit der Nutzung von WhatsApp, Snapchat und anderen Social-Media-Apps werden Nutzerdaten der Mitglieder an einen externen Datenverarbeiter übermittelt. Bei WhatsApp wird beispielsweise mehrmals täglich das Adressbuch ausgelesen und an Server in den USA übermittelt. Selbst wenn sichergestellt wird, dass alle Betroffenen darüber informiert werden und ihr Einverständnis erklären, bleibt das Problem, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU und ohne eine Kontrollmöglichkeit der Aufsichtsbehörden stattfindet. Diese Mitteilungsdienste sollten daher weder für die Kommunikation mit den Eltern, noch für die dienstliche Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden. Alternative Messenger mit Sitz innerhalb der EU sind beispielsweise Threema, Hoccer, Wire oder SIMSme.

Die dienstliche Nutzung privater Mobiltelefone (Smartphones) sollte vom Träger grundsätzlich untersagt werden. Hier besteht die Gefahr, dass die Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten ohne Kenntnis und Kontrollmöglichkeit der Kita bzw. des Trägers erfolgt und eine Vermengung zwischen dienstlich und privat erfolgt. Insbesondere gilt dies für Fotos sowie Video- und Tonaufnahmen mit privaten Smartphones.

Weitere Informationen im Praxisleitfaden für Kitas zum Thema Datenschutz.

Notizen und Aufzeichnungen, die sich pädagogische Fachkräfte als Gedächtnisstütze machen, um sich zum Beispiel auf ein Entwicklungsgespräch vorzubereiten, unterliegen nicht den strengen Datenschutzregeln.
Sobald sie jedoch zu den Akten genommen werden, muss geprüft werden, ob sie für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind und ob der Zweck auch ohne Personenbezug erreicht werden kann.
Das Prinzip der Datensparsamkeit ist zu beachten. Eltern haben (für ihre Kinder) das Recht auf Auskunft.