Wie kann die Vertretung bei Ausfällen in meiner Kita organisiert werden?

Fällt eine Kraft (auch Wirtschaftskräfte) in einer Kita aus, kann und sollte sofort eine Vertretungskraft eingesetzt werden. Das gilt für absehbare Vertretungsfälle (Urlaub) oder Fortbildung genauso wie für weniger absehbare Fälle wie Erkrankungen oder eine Übergangszeit wegen eines Weggangs. Zuständig für die Organisation ist der Einrichtungs-Träger - also zum Beispiel ein kirchlicher Träger oder die Ortsgemeinde.

Der Kita-Träger kann …

  • eine (oder mehrere) Vertretungskraft (als Vertretungspool) anstellen.
  • Ein Vertretungspool kann Vertretungskräfte für den Einsatz in mehreren Kitas eines Trägers vorsehen.
  • eine Übernahme der Trägerschaft auf Ebene der Verbandsgemeinde anregen, die mit der Einrichtung eines gemeinsamen Vertretungspools für alle Kitas in dieser Trägerschaft verbunden werden könnte. 
  • zusammen mit Trägern einen örtlichen Vertretungspool einrichten und eine oder mehrere Vertretungskräfte anstellen (Trägerzusammenschluss).

Auch andere Formen sind denkbar, es gilt immer die Praktikabilität und auch arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen mitzudenken (vgl. Arbeitsnehmerüberlassung beim Einsatz von Vertretungskräften bei mehreren Kita-Trägern).

Das jeweilige örtliche Jugendamt:

Das jeweilige Jugendamt („örtlicher Träger der öffentlichen Jugendhilfe“) ist Gesamtverantwortlicher für die Sicherstellung eines bedarfsgerechten und zuverlässigen Angebotes für die Kinder und Eltern - nicht die einzelnen Kita-Träger vor Ort.

Ist der Jugendamtsträger auch Kita-Träger (kreisfreie Städte, große kreisangehörige Städte mit eigenem Jugendamt) so kann er jedenfalls für seine Kitas einen gemeinsamen Vertretungspool einrichten.

Der Jugendamtsträger kann weiter prüfen, gemeinsam mit seinen Kita-Trägern, welche Lösungen für Vertretungssituationen gefunden werden können. Hierzu gehört beispielsweise auch die Prüfung, der „Hochzonung“ der Kita-Trägerschaften kommunaler Einrichtungen auf Ebene der Verbandsgemeinden.

Welche anderen Lösungen sich auch mit Blick auf Fragen der Arbeitnehmerüberlassung vor Ort anbieten könnten, ist ebenso zu prüfen.

 

Wer kann „Vertretungskraft“ sein?

© Ministerium für Bildung/Patrick Paetz

Die Tätigkeit als Vertretungskraft erfordert keine formale Qualifikation. Vertretungskräfte müssen nicht der Fachkräftevereinbarung entsprechen. (Must-Have: Polizeiliches Führungszeugnis, generelle persönliche Geeignetheit)

Träger sollen jedoch nach Möglichkeit die Anstellung von Vertretungskräften mit einem möglichst hohen Qualifizierungsniveau gemäß der Fachkräftevereinbarung anstreben, da der Einsatz der Kräfte dann sehr flexibel möglich ist.

Sofern eine entsprechende Gewinnung von formal qualifizierten Mitarbeitenden nicht gelingt, können anderweitige Personen als Vertretungskräfte beschäftigt werden.

Vgl. hierzu auch die aktuelle Fachkräftevereinbarung, dort Seite 11.

Was würde ein „Vertretungspool“ für die bereits in den Kitas angestellten Kräfte bedeuten?

Im Vertretungsfall kommt eine zunächst noch unbekannte Person zu Ihnen in die Einrichtung.

Hier kann im Vorfeld ein Austausch stattfinden mit neuen Vertretungskräften und bei diesem die Besonderheiten ihrer Einrichtung vorab mitgegeben werden.

Nicht vorgesehen ist, dass vorhandene angestellte Kräfte aus ihren Einrichtungen selbst in einen Vertretungspool aufgenommen werden. Möchte eine Kraft das, wäre dies grundsätzlich möglich. Hier müssten arbeitsrechtliche Fragen geklärt werden.

Für Kita-Träger wichtig: Landesförderung für Vertretungskräfte

Das Land zahlt alle Vertretungskräfte ab dem ersten Tag mit. Anteil der Landesförderung an den Personalkosten für eine Vertretungskraft: 44,7 % bei Personal für Kitas von kommunalen Trägern und 47,2 % bei Personal für Kitas von freien Trägern (genauso also, wie beim „regulären“ Personal in den Kitas).
Diese Ko-Finanzierung des Landes ist gesetzlich abgesichert in § 25 Abs. 2 KiTaG.

Beispiel für eine beim Träger angestellte Vertretungskraft - Berechnung des Tagessatzes einer Vertretungskraft, der vom Land gegenfinanziert wird

Die Co-Finanzierung des Landes erfolgt stets für eine ganz konkrete Person (Beispiel: Frau M., Erzieherin, angestellt in Vollzeit) für ein konkretes Abrechnungsjahr. Dabei werden Urlaubstage, Krankheitstage und Fortbildungstage berücksichtigt und entsprechend mitfinanziert, denn die Kosten für diese Tage – an denen die Vertretungskraft nicht zum Einsatz kommt – werden auf alle Tage umgelegt, an denen die Vertretungskraft zum Einsatz hätte kommen können. Ist sie zum Einsatz gekommen, dann werden diese Tage / Stunden vom Land ko-finanziert, so wie auch beim regulären Stammpersonal in den Einrichtungen.

Beispiel:
Für die angestellte Vertretungskraft Frau M. fallen beim Kita-Träger (oder dem Träger des Vertretungspools, wenn sie dort angestellt ist) an 365 Tagen (Schaltjahr 366 Tage) im Jahr Personalkosten an. Frau M. ist im Beispiel Erzieherin, ist mit einer ganzen Stelle angestellt und verdient rund 60.000 Euro pro Jahr.  

An wieviel Tagen im Jahr kann Frau M. in einer Kita zum Einsatz kommen?
Genau wie reguläres Personal mit einer Vollzeit-Stelle kann sie - nach Abzug von Wochenenden und Feiertagen -  an ca. 240 Tagen pro Jahr arbeiten. Abgezogen werden müssen noch Urlaub, Fortbildung und Krankheitstage. Damit ergibt sich eine berechnete Zahl an Tagen, an denen die Vertretungskraft Frau M. tatsächlich in dem konkreten Jahr hätte zum Einsatz kommen können, z. B. 200 Tage.

Dann werden die Personalkosten eines Jahres für diese Vertretungskraft durch die errechnete Zahl der Tage dividiert, an denen sie tatsächlich in diesem Jahr hätte zum Einsatz kommen können.
Frau M. kostet demnach für einen Tag, an dem sie tatsächlich zum Einsatz hätte kommen können, 60.000 Euro dividiert durch 200 Tage, also 300 Euro.

Zum Vergleich und Mitdenken:

  • Würden man die 60.000 Euro durch alle Tage eines Jahres dividieren, dann würde der Tagessatz bei 164,40 Euro liegen.
  • Würden nur die Wochenenden / Feiertage berücksichtig (also rd. 240 Tage), dann würde der Tagessatz bei 250 Euro liegen.
  • So wird deutlich, dass bei Berücksichtigung von Krankheit oder Fortbildung, der Tagessatz entsprechend höher liegt, eben in unserem Beispiel bei 300 Euro.

Und für jeden Tag, an dem die Vertretungskraft nun zum Einsatz gekommen ist, wird die errechnete Summe als Personalkosten anerkannt. Somit werden auch Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitstage stets anteilsmäßig refinanziert.

Beispiel 1:
Frau M. ist an 200 Tagen als Vertretungskraft tätig gewesen.
Von den 60.000 Euro Personalkosten (= sog. „zuwendungsfähige Personalkosten) übernimmt das Land die Ko-Finanzierung, wie auch beim regulären Personal in den Kitas. Ist der Arbeitgeber von Frau M. ein freier Kita-Träger, zahlt das Land 26.820 Euro. Berechnung: 44,7 % der Personalkosten. Vgl. hierzu § 25 Absatz 2 Satz 2 im KiTaG.

Beispiel 2:
Herr H. ist an 180 Tagen als Vertretungskraft tätig gewesen, weil er an diesen Tagen eine Mitarbeiterin des Stammpersonals vertreten hat.
Hier sind dann 54.000 Euro sog. „zuwendungsfähige Personalkosten“ angefallen. Das Land übernimmt hiervon dann wieder 47,5%, also 25.650 Euro.

Was gilt für den Teil der Personalkosten, den das Land nicht finanziert?

Für die verbleibenden Kosten, die nicht vom Land ko-finanziert werden, gelten die Regelungen zur Abrechnung bzw. Anerkennung von Personalkosten, die zwischen dem Kita-Träger und dem örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe vereinbart sind.

Hinweis: Die Erfahrungen des Landesjugendamtes zeigen, dass insbesondere bei Trägerverbünden, d. h. sobald mehrere Einrichtungen den Pool / eine Vertretungskraft in Anspruch nehmen können, keine bis kaum Kosten für Vertretungs- bzw. Springerkräfte beim Kita-Träger / örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe hängen bleiben, die nicht vom Land ko-finanziert werden.

Nicht oder minderqualifizierte Vertretungskräfte zur Weiterqualifizierung motivieren und so dem Fachkräftemangel begegnen

In der Ausführungs-VO zum KiTaG gibt es in § 2 Regelungen zur Personalausstattung. In den Absätzen 2 und 3 finden sich „Erleichterungen“; für Sie von Interesse könnte der Absatz 3 sein, der eine Erleichterung für den Zeitraum bis Ende 2028 für Vertretungskräfte vorsieht. 

(Achtung: Wenn vor Ort eine ältere KiTaG-Broschüre verwendet wird, fehlen dort vermutlich die Anpassungen aus Juli 2022 im § 2 Ausführungs-VO)

Diese Regelung ermöglicht eine langfristige Beschäftigung in Einrichtungen und könnte zur Fachkräftegewinnung beitragen: Neben den unmittelbaren Erleichterungen für die Sicherstellung des Betreuungsbetriebes ist es ein Anreiz für Träger, ihr Vertretungspersonal sukzessive hin zur möglichen Ausbildung/Qualifizierung zu führen und so wiederum dem Fachkräftemangel selbst aktiv entgegen zu wirken.

Hinweis: Ein begründeter Ausnahmefall im Sinne der Regelung liegt insbesondere dann vor, wenn aufgrund mangelnder Verfügbarkeit (pädagogischer) Fachkräfte gemäß der Fachkräftevereinbarung die Betreuungszeiten der Tageseinrichtung eingeschränkt werden müssten, wenn die Kita ansonsten schließen müsste, die Erfüllung des Rechtsanspruchs nicht mehr gewährleistet werden kann oder sich ein anderes meldepflichtiges Ereignis ergibt.

Können Vertretungskräfte vertreten werden?

Da Vertretungskräfte nicht zum Team einer Kita zählen, sondern eben dann einspringen, wenn Mitarbeitende des Teams (Fachkräfte / Wirtschaftskräfte) ausfallen, können sie nicht vertreten werden.

Aber: Natürlich ist es so, dass wenn Vertretungskraft A für das Teammitglied X die Vertretung übernimmt und dann ihrerseits erkrankt und die Vertretung nicht weiter wahrnehmen kann, dass in diesem Fall dann eine andere Vertretungskraft B die Vertretung des Teammitglieds X übernehmen sollte.

Denn es gilt: Die für die Kita vorgesehene personelle Besetzung ist grundsätzlich während des ganzen Jahres sicherzustellen.